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Electronic VAT Compliance

Polonia introduce SAF-T para sus declaraciones electrónicas fiscales

El Ministerio de Finanzas de Polonia obliga a declarar sus registros de IVA electrónicamente a través del fichero SAF-T JPK_VAT, tanto a las empresas polacas como a aquellas que operan comercialmente en el país. El envío del fichero JPK_VAT y la disponibilidad de la información contable electrónica es obligatoria para todas las empresas que operan en Polonia, aunque no tengan oficina física.

Además, puede exigir la entrega de otros documentos contables electrónicos en formato SAF-T en el caso de que la Administración Tributaria lo requiera.

Recientemente, El Ministerio de Finanzas ha publicado importantes modificaciones en el sistema de declaración del IVA electrónico que está vigente para todas las empresas desde enero de 2018. El principal objetivo de las modificaciones Ministerio de Finanzas es perfeccionar el proceso de declaración electrónica de documentos reduciendo el número de ficheros a emitir por parte de las empresas y por extensión evitando duplicidades en la cantidad de información de carácter tributario.

Todos estos cambios entran en vigor de forma obligatoria para las empresas a partir del mes de abril de 2020.

¿Cómo es el nuevo sistema SAF-T de Polonia?

El sistema original SAF-T en Polonia se basa en la emisión de varios tipos de ficheros. Un fichero mensual (JPK_VAT) con las evidencias de compra y venta, otra serie de ficheros que contiene la información de la declaración del IVA y cuyo número puede variar.

A partir de abril de 2020, con las modificaciones sobre la estructura de datos del fichero SAF-T JPK_VAT el número de ficheros en emisión se reduce a uno. En este fichero único se añaden los nuevos campos con la información sobre la declaración del IVA de las empresas.

Nuevo fichero JPK_VAT

JPK_VAT con la declaración de IVA es un documento electrónico que constará de dos partes. Por un lado, contiene los campos para la inclusión de los registros de IVA (información sobre compras y ventas), como también los campos con los datos tributarios de la declaración de IVA de las empresas y contribuyentes (declaración de IVA-7 y IVA-7K).

¿Quién y cuándo enviará el nuevo JPK_VAT?

La declaración del nuevo fichero bajo el esquema SAF-T será obligatoria a partir del:

  • Las grandes empresas deben comenzar a trabajar con el nuevo sistema SAF-T a partir del 1 de abril de 2020.
  • A partir del 1 de julio de 2020 será obligatorio para todos los contribuyentes (grandes, medianas y pequeñas empresas y microempresarios).

¿Qué archivos pueden dejar de declararse?

La nueva versión fichero SAF-T JPK_VAT reemplazará los archivos: IVA-7, IVA-7K, IVA-27, VAT-ZT, VAT-ZZ y VAT-ZD.

Con ello se evitará la duplicidad de información gestionada actualmente, agilizando los procesos de declaración de tributos tanto para el Gobierno como para los contribuyentes.

¿Qué variantes tiene el fichero JPK_VAT?

Existen dos tipos de nuevo fichero JPK_VAT, dependiendo si la empresa declara IVA mensualmente o cada tres meses.

  • JPK_V7 M: para contribuyentes que declaran IVA mensualmente.
  • JPK_V7 K: para contribuyentes que declaran trimestralmente.

Formato

El fichero JPK_VAT y los archivos relativos a la contabilidad electrónica se deben emitir en XML, siguiendo el formato SAF-T, desarrollado por la OCDE.

Información y plazos

El fichero JPK_VAT, que incluye el registro de IVA de las compras y ventas de la empresa, se declarará antes del día 25 de cada mes.

No obstante, las empresas deben estar listas para poder emitir electrónicamente los siguientes ficheros de contabilidad en caso de auditoría:

  • Libros contables
  • Estados de cuenta bancarios
  • Datos de almacén
  • Facturas
  • Contabilidad de impuestos y gastos
  • Registro de ingresos

Nuestra solución SAF-T para Polonia

  • Captura automática de datos: Nuestra solución de VAT Compliance se integra con su ERP o sistema de gestión contable para la extracción de los datos de las facturas y fiscales.
  • Generación del fichero XML SAF-T: La solución crea el archivo de datos estructurados en XML de acuerdo con la estructura de datos publicada por el Ministerio de Finanzas de Polonia.
  • Firma del fichero SAF-T JPK_VAT: El fichero previamente a su envío a las autoridades fiscales se le aplican mecanismos de firma electrónica avanzada mediante certificado electrónico reconocido, tal y como marca la legislación.
  • Conectividad con la Autoridad Tributaria: A través de nuestro HUB de Administraciones Públicas se realizan la llamada vía webservice necesaria para enviar el archivo JPK-VAT.
  • Integración de estados: La autoridad fiscal polaca emite notificaciones que informan sobre el estado de la factura. Estos recibos se convierten y se integran automáticamente con el sistema de gestión del cliente.
  • Resguardo certificado de ficheros: Los archivos XML de las facturas y sus estados asociados se mantienen en nuestro sistema de archivo electrónico a largo plazo certificado por la normativa europea eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services).

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