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Digitalización de documentos

La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 prevé la posibilidad de que representaciones digitales de documentos en soporte físico, puedan ser conservados por medios electrónicos con idéntico valor probatorio que sus originales.

Esta posibilidad abre la puerta a la conservación de archivos de audio, vídeo y copias digitales de documentos en soporte papel por medios digitales de forma completamente legal, e incluso a la posibilidad de destruir los documentos en soporte físico según la naturaleza de la información de acuerdo con los ordenamientos legales aplicables.

Digitalización

El mensaje de datos resultante deberá ser sometido a un cotejo por parte de un Tercero Legalmente Autorizado que, mediante los procedimientos aprobados por la Secretaría de Economía, determinará el grado de fidelidad entre el documento original en soporte físico, y el mensaje de datos obtenido tras la digitalización.

Para aquellos mensajes de datos que superen exitosamente este cotejo, podrá emitirse la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos NOM151 previa solicitud de la misma en formato ASN.1 conforme establece la norma oficial.

   
NOM 151  

Niveles de calidad: El mensaje de datos resultante de la migración debe ser fiel al contenido original y garantizar su integridad por medio de firma electrónica. El nivel mínimo de calidad será:

  • Representaciones gráficas: 200 ppp
  • Audio: Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits
  • Vídeo: 352px por 288px conforme a formato CIF definido en la H.261 de la ITU.
   
NOM 151  

Cotejo de la Digitalización: Será responsabilidad del PSC (Prestador de Servicios de Certificación). Se realizará entre el documento físico fuente y el mensaje de datos generado, conforme a las reglas técnicas de muestro que la Secretaría de Economía disponga.

   
NOM 151  

Tercero Legalmente Autorizado: La NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 prevé que un PSC como EDICOM pueda operar como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para el cotejo y control de los procesos de digitalización. La acreditación como TLA se obtendría en todo caso de acuerdo con las Reglas Generales expedidas por la Secretaría para los PSC que deseen operar bajo esta figura.

   
NOM 151   Resguardo en EDICOMLta: EDICOMLta, es la solución de almacenamiento de larga duración desarrollada por EDICOM. Bajo un mismo expediente, EDICOMLta resguardará el mensaje de datos junto a la solicitud y la constancia de conservación de mensaje de datos. Este resguardo se realiza con plenas garantías de acceso y recuperación, y con el detalle de las evidencias y pistas de auditoría que acreditan la integridad de los documentos almacenados a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la constancia NOM151.

 

Beneficios

  • Los mensajes pueden ser documentos creados originalmente en formato electrónico, o digitalizaciones de documentos analógicos sometidos a un proceso de digitalización, tras la acreditación por parte de una figura conocida como “Tercero Legalmente Autorizado” que cotejará el documento conservado en soporte físico y su representación digital para que este sea fiel reflejo del original.
  • Permite el almacenamiento de grandes cantidades de información y documentos en dispositivos de tamaño reducido y centros de datos con servicios específicos de preservación largo plazo, custodia, y recuperación.
  • Permite la liberación de todos estos documentos de los propios dispositivos habilitando las redes informáticas como soporte para el resguardo de los mensajes.
  • Los sistemas puestos en servicio para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, y su presentación junto a las constancias de conservación, son de plena validez legal ante requerimientos de terceros y autoridades.